Früher noch als eigenständige App „Genehmigungen“ (Approvals) hat Microsoft nun Genehmigungsanfragen näher an den Nutzer geführt. Über das Genehmigungssymbol unter dem Erstellungsfenster lassen sich nun kleinere „ad-hoc“ Genehmigungen direkt in Microsoft Teams erstellen.
Dieser vereinfachte Genehmigungsprozess soll es jedem Endanwender ermöglichen, schnell Genehmigungen zu verschiedenen Tasks von einer oder mehreren Personen einzuholen. Nachdem diese Art von Genehmigungen bereits in Flows über PowerAutomate verfügbar war, ist nach einer kurzen Roll-Out Phase dieses Feature nun in den allermeisten Umgebungen verwendbar.
Genehmigungs-App hinzufügen
Sollte dies nicht der Fall sein, kann die Genehmigungs-App händisch im Team-Client hinzugefügt werden. Dazu über das 3-Punkte-Menü, nach „Genehmigungen“ suchen und die App hinzufügen. Anschließend ist die App in der linken Sidebar zu finden. Wahlweise besteht die Möglichkeit, die App dort anzupinnen oder weiterhin über das 3-Punkte-Menü aufzurufen.
Erstellen von Genehmigungsanfragen
Genehmigungen lassen sich entweder über den Chat bzw. eine Kanalunterhaltung erstellen oder über die in Team eingebundene Genehmigungs-App. Um im Chat eine Genehmigungsanfrage zu erzeugen, muss das Genehmigungssymbol unter dem Erstellungsfenster angeklickt werden. Darauf hin öffnet sich eine Eingabemaske.
Nun kann man der Anfrage einen Namen geben, genehmigende Personen eintragen sowie weitere Informationen hinterlegen oder Anlagen anhängen. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine Antwort aller angegebenen Personen zu verlangen und benutzerdefinierte Antworten zu definieren.
Leider
beschränken sich die benutzerdefinierten Antworten nur auf zwei mögliche Elemente.
Eine fertige Genehmigungsanfrage mit benutzerdefinierten Antworten könnte dann
so aussehen:
Genehmigungsanfragen
können auch über die Genehmigungs-App erstellt werden. Dazu über das
3-Punkte-Menü in der linksbündigen Sidebar oder, sofern man diese per
Rechtsklick angepinnt hat, direkt über die linke Sidebar die Genehmigungen-App
aufrufen. Nun kann über die Schaltfläche „Neue Genehmigungsanforderung“ eine
neue Genehmigungsanfrage erstellt werden. Das Vorgehen unterscheidet
sich nicht von der Beantragung über den Chat bzw. einer Kanalunterhaltung.
Genehmigungsaufgaben freigeben oder ablehnen
Genehmigungen können einerseits über den Chat bzw. die Kanalunterhaltung beantwortet werden oder über die Genehmigungs-App selbst. Die Genehmigungen-App bietet eine zusammengefasste Ansicht von erhaltenen und gesendeten Genehmigungen und lässt sich bei Bedarf filtern und sortieren.
Dort
findet sich auch die Genehmigungsanfrage, die über den Chat erstellt wurde. Mit einem Klick öffnet sich eine Detailansicht, welche die Beantwortung der Anfrage
zulässt. Sofern dies geschehen ist, wird der Antragsteller über ein Teams-Popup,
sowie einen neuen Eintrag im Aktivitätenfeed über eine Antwort
auf seine Genehmigung informiert. Die Genehmigungskarte im Teams-Chat oder der Kanalunterhaltung
aktualisiert sich ebenfalls.
Die ad-hoc Genehmigungen besser in Teams zu integrieren und für die breite Masse verfügbar zu machen, ist besonders jetzt zu Coronazeiten und HomeOffice eine sehr gute Maßnahme. Dadurch, dass die Kommunikation in vielen Firmen mittlerweile eher über E-Mail, Teams und ähnlichen Programmen von statten geht, kann nicht mehr Face-to-Face nach Genehmigungen gefragt werden und im hektischen Arbeitsalltag, kommt man auch im HomeOffice mal nicht immer dazu eine Mail zu beantworten. Gerade im Zusammenspiel mit Microsoft Flow und größeren Genehmigungsworkflows, beispielsweise bei der Urlaubsbeantragung, sind die kleinen Genehmigungs-„Cards“ im Chat und auch per Mail sehr hilfreich und gehen schnell von der Hand.