Microsoft Teams Einführung und Administration Tipps

​​​Experten-Tipps für den erfolgreichen Einsatz von Microsoft Teams

07.08.2019 | Uwe Grohne

Microsoft Teams, eine der neueren Apps von Microsoft Office 365, befindet sich derzeit auf dem Vormarsch und hat das Potential schon im kommenden Jahr die zweitgrößte Chat-Anwendung für Unternehmen zu werden.  Gerade erst wurde bekannt, dass Microsoft Teams den Firmen-Messenger Slack abgehängt hat und Teams in diesem Jahr erstmalig über 13 Millionen Nutzer verzeichnen kann. 

Der Hype um Microsoft Teams ist unter anderem dadurch zu begründen, dass es kostenlos für Office-365-Nutzer zur Verfügung steht. Es ist zu erwarten, dass dadurch auch in Zukunft immer mehr Unternehmen Microsoft Teams testen und die Akzeptanzrate dadurch gesteigert wird. 

Aber nicht nur die kostenlose Verfügbarkeit von Microsoft Teams für Office-365-Nutzer erklärt die Beliebtheit des Messaging-Produkts. Es gibt mehrere Vorteile, die für den Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen sprechen: 

  • Integration in Office 365: Durch die Verknüpfung mit dem Office-Paket stehen Microsoft Teams alle Inhalte, Werkzeuge, Dokumente und Kontakte zur Verfügung. Aus dem Programm heraus kann auf andere Office-Anwendungen zugegriffen werden. Es ist so möglich, direkt die Team-spezifischen Dokumente in Word, Excel oder PowerPoint zu bearbeiten. Aber auch eine Anbindung an SharePoint Online, OneNote oder Skype for Business ist möglich. 
  • ​​​​​Einfacher Zugriff: Egal von welchem Gerät Sie arbeiten oder welches Betriebssystem Sie verwenden, Sie können online jederzeit auf Microsoft Teams zugreifen. Selbst (Video)Telefonate können Sie von überall aus erledigen, was die Kommunikation im Team um ein Vielfaches erleichtert.
  • ​​Sicherheit: Von allen Messaging-Produkten wird Microsoft Teams von den Nutzern als das sicherste empfunden.* Da Microsoft Teams als Teil von Office 365 verfügbar ist, hat dieser die gleichen Datenschutz- und Datensicherheitsstandards, die die Nutzer bereits gewohnt sind.
  • Zentrales Produkt: Microsoft bietet durch Partnervereinbarungen die Möglichkeit über 150 verschiedene Erweiterungen in Microsoft Teams zu implementieren. So kann eine zentrale Verwaltung verschiedener Tools ermöglicht werden. Zu den Partnern zählen unter anderem SAP, DocuSign und Trello.

Für den erfolgreichen Einsatz von Microsoft Teams müssen jedoch einige Hindernisse überwunden werden. Durch die beschriebenen Funktionen löst es die klassische Unternehmensstruktur ab, wodurch neue, kreative Strukturen geschaffen werden können. Das kann als sehr positiv empfunden werden, ist aber je nach Unternehmenskultur nicht einfach umzusetzen. 

Dabei ist der große Vorteil von Microsoft Teams auch die große Herausforderung. Gedacht ist Microsoft Teams als selbstverwaltendes Tool, was allerdings schnell ausarten kann. Wenn das passiert, verliert Microsoft Teams stark an Übersichtlichkeit. 

Vermeiden Sie Chaos in Ihrem Microsoft Teams indem Sie die wertvollen Tipps unserer Microsoft-Experten befolgen: 

Zunächst müssen die Funktionen von Microsoft Teams unterschieden werden: 

  • Instant Messaging
  • Meetings
  • Collaboration in MS Teams

Durch Mitarbeiterschulungen kann man die Funktionen Instant Messaging und Meetings abdecken, so dass die Anwender diese ohne Probleme nutzen können. 

Der Collaboration-Teil benötigt zusätzliche Aufmerksamkeit, da hier schnell Chaos ausbrechen kann und beispielsweise wichtige Teams nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht passiert, empfehlen wir, ein Namensschema für die Teams zu definieren. Danach kann dieses mit einem Workflow durchgesetzt werden. In dem Workflow werden Bezeichnung, Verantwortlicher, Kategorisierung, Daten für den Lebenszyklus usw. abgefragt und von zentralen Personen geprüft und genehmigt. Erst danach wird das Team automatisch durch den Workflow erstellt.

Aber auch für das Collaboration-Thema ist die Mitarbeiterschulung relevant. Die Nutzer müssen wissen, wie Sie welches Tool innerhalb von Microsoft Teams genau verwenden: ​

  • Wie vergebe ich Berechtigungen? 
  • Wie organisiere ich Kanäle? 
  • Welche Funktionen kann ich von Office 365 ideal in Microsoft Teams nutzen? 
  • Wie nutze ich die Funktionen von Office 365 in Microsoft Teams? 
  • Welche zusätzlichen Anwendungen gibt es? 
  • Wie installiere ich zusätzliche Anwendungen? ​

Als Administrator ist es außerdem empfehlenswert, zu überlegen, ob man die Nutzung/Installation der Anwendungen von Anfang an etwas einschränkt, damit die Nutzer nicht überfordert sind. Erfahren Sie mehr zu Microsoft Teams in unserem Seminar MS-700: Manag​ing Microsoft Teams.

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Alle wesentlichen Funktionen von Microsoft Teams, die Nutzer für den effektiven Einsatz kennen müssen, erfahren Sie auch in unserem Seminar Business Productivity – Microsoft Teams. Darin erklärt der jeweilige Microsoft Experte noch einmal ausführlich, die Vorteile und Funktionen von Microsoft Teams für den täglichen Einsatz. ​

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*Studie von Spiceworks: Business Chat Apps in 2018: Top Players and Adoption Plans
https://community.spiceworks.com/blog/3157-business-chat-apps-in-2018-top-players-and-adoption-plans

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